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    管理咨詢用戶十誡

    成都大勢管理顧問
    1.了解咨詢和咨詢師
      管理咨詢業歷史并不悠久,但頗具活力,發展迅速。不論你想任何事情或遇到何種管理難題,都不難找到一個相應的咨詢師。但是這些咨詢師到底是怎樣的一群人?他們是如何工作的?他們確實是象我們耳聞的那樣出色嗎?不要等最后一刻你非雇一個咨詢師不可時,再去尋找這些問題的答案。了解咨詢業和咨詢師吧,盡量使自己成為一個對管理和商業咨詢全行業有充分了解的客戶。
    •對咨詢師的選擇和使用也有一些專著。國際勞工組織曾出版過"如何選擇和使用咨詢師:用戶指南"一 書。
    •只讀本書是不夠的。多和商業界的朋友談話,瀏覽管理及商業期刊,參加管理和(或)咨詢師協會的會議,從這些協會了解信息,注意收集有關咨詢業的消息。
    •對咨詢師進行指責很時髦。要兼聽這些批評,但不要僅憑幾篇刻薄的文章來評判咨詢的真正價值。
    •熟悉人頭兒很重要。盡量搜集你所感興趣的咨詢師(公司的個人)的信息:他們的專長和作法;曾為 哪些客戶工作過?信譽如何?他們的收費是否在你可以接受的范圍之內?

    2.明確問題
      咨詢的目的是幫助客戶解決管理和商業上的問題。如果不存在問題也就不需要咨詢師。如此說來,客戶首先要確認自己的機構存在非通過咨詢服務才能解決的問題。
    •盡量準確地確定問題。問題所在或可能產生的原因?想改進些什么?為什么需要咨詢師――你或你自 己的人是否真的無法解決問題?
    •尋找新的機會,而不是一味糾正過去的缺點和錯誤。咨詢師會幫助你尋找新的商業機會,開發新的市 場,新資源,增強競爭力。
    •如果你的屬下提出雇傭咨詢師并征求你的同意,你應該要求他們詳細、準確地確定問題及理由。不要 接受任何膚淺的、模棱兩可的判斷!
    •公開問題的性質:咨詢師會做出自己的診斷。也許你最初對問題的定義存在偏見,狹隘不全面。問題 的最終確定必須由客戶和咨詢師共同認可。

    3.明確目標
      咨詢的任務是解決問題,所以要從全面的角度來看待問題。解決問題的目的是什么?想達到的目標是什么?你的機構能得到什么?
     客戶的目的應做為咨詢的特定目標作出系統說明:行動(動作)目標和學習目標。
    •記住咨詢師可以通過不同的方式介入??紤]在本組織計劃和實施變革時需要咨詢師提供什么。是提供 缺乏的信息?決策方面的專家建議?新的信息系統?改善組織的氣氛?提高生產和銷售?還是更高的 利潤率?不同的要求,咨詢師的介入方式和投入的咨詢服務量也是不同的??蛻舻男袆幽繕艘从吵觥】蛻舻牟煌枨?。
    •學習目標的重要性不亞于行動目標的重要性。普遍認為,有效的咨詢服務在很多時候可以幫助客戶從 自己的和咨詢師的經驗學習。在任務執行過程中,明確你想學什么和愿意怎樣學。把它定為你學習的 目標。
    •把目標逐一記下,盡量準確,但對目標要有靈活性,在和自己的咨詢師交換意見或得到他們建議后, 甚至在工作開始以后,隨時準備修訂這些目標。你的咨詢師會根據你的利益幫助修訂你的目標。
    選擇自己的咨詢師      
     4.選擇合適的咨詢師很重要,但非易事。需要掌握信息;有效的選擇步驟;評估咨詢師的技巧和耐心。這里面總是有風險存在--但恰當的選擇方式會減少這類風險。人各有長,作為客戶,目的是為自己的機構和遇到的問題選到適合的咨詢師,客戶和咨詢師要互相理解,相互信任,愿意一起合作。記?。菏悄氵x擇咨詢師,而不是咨詢師選擇你!
    •選擇咨詢師要慎重,決不要"碰到誰就是誰"也不要找到誰就是誰,或是誰給你一封奉承信和做得精美 的宣傳冊,你就選擇誰,除非你確信他(她)就是合適的人選。
    •采用初選名單選擇咨詢師。仔細篩選列入初選名單的咨詢師。搜集有關咨詢師能力、其客戶和以往業務等信息以及其他商界、社會上的朋友、自己的同事、咨詢師及管理協會和其他渠道提供結你的以前的情況和參考意見。
    •盡量采用嚴密的(但絕非刻板的、繁瑣的)咨詢師挑選程序,包括對咨詢師的建議和資格進行排名和評 估,作出選擇時要盡量客觀,減少犯錯的風險.在經驗的基礎上改進挑選程序。
    •決不要把重要的任務交結陌生的咨詢師,如果可能,用小而周期短的工作對新的咨詢師進行測試。不 要付預付金給不熟悉的咨詢師。
    •注意不僅要選擇咨詢事務所,同時也要對其所雇用的咨詢師個人進行挑選(最初和你談項目的人也許 和最后做項目的人不是同一人)。咨詢師應適于你的機構的特性和技術問題。
    •如果你的咨詢師是由某一技術援助項目或基金資助的,要確認你有最后選擇權,因為咨詢師是為你工 作,而不是為贊助單位工作。如果你不掌握決策權,免費的咨詢服務最后可能讓你付出很大的代價。
    5.共同安排計劃
      你選擇的咨詢師也許是最好的,但他(她)畢竟不是你的雇員,他(她)的出現和介入無疑會在你的機構產生不同的影響。對任務結予仔細規劃和準備是很必要的。
    •和咨詢師一起詳細審查收到的計劃書,提出問題,對方法和工作計劃提出改進意見。
    •明確咨詢師和你自己的角色、咨詢方式及在任務各階段中各自的責任,誰要做什么?你和你的人員將 如何配合咨詢師工作?你是否已確保咨詢師不會重復做你的同事可以勝任的工作?(這可以降低費用 并提高工作效率)?
    •對將要執行的工作計劃,應遵循的時間表和完成的日期、應達到的可測量和可控制的結果、應提交的 報告,對任務關鍵部分應召開的控制會議,在這些方面應與咨詢師達成一致意見。
    •財務方面應規定得清楚了:如:收費構成及標準;可報銷的開支,付費的條件、方式及分期次數等。
    •以你的業務環境一貫采用的方式,與咨詢師簽訂合同。采用書面合同方式。只在小項目上與你完全了 解和信任的咨詢師,才可以考慮采用口頭協議方式。
    6.與咨詢師積極配合
      現代管理咨詢概念強調客戶在咨詢任務各階段的積極參與。咨詢任務的成功有賴于咨詢師和客戶雙方的智慧??蛻舻膮⑴c不是自然而然的,需要付出真正的努力,尤其是這些咨詢任務對于客戶來說是平時本職正常工作以外的額外任務。
    •向你的員工介紹咨詢師;將咨詢師引見給他將要見的每一個人。
    •要在合適的時候能配以合適的人員。用二流的員工去配合一流的咨詢師工作是什么結果也達不到的。
    •隨時提供和任務有關的、以及咨詢師所需要的所有信息(和任務無關的保密信息無須提供)。
    •尋找可以改進任務設計、增加你的參與并提高咨詢師效率的方法--他(她)是在為你工作,你是最終 受益者。
    •當然在工作中的配合并不意味著要引起咨詢師反感,永遠把著他的手或盯著他的一舉一動,拖延他的 決策以及阻止他開展工作。如果這些是你的作風,就不要用咨詢師。
    7.讓咨詢師參與執行過程
      咨詢師和客戶共同面對一個普遍的問題,就是許多咨詢任務都以難于付諸實施告終。報告看起來沒問題--但能否貫徹實施?新的計劃能運轉嗎?我們能實施它嗎?能達到我們的目標嗎?有些咨詢師巴不得只提出計劃不管實施。但好的專業人員是很在乎執行工作的,如果不讓他們參與執行過程并從中學習,他們會感到遺憾。
    •作為宗旨,客戶應該讓咨詢師參與執行過程。
    •為咨詢師選擇一種適合于你機構的介入程度和方式。大多數情況下,會有好多種辦法。
    •如果你擔心費用,可以為咨詢師選擇一種松散的介入方法:你來執行,但讓咨詢師協助調整新計劃,并在遇到問題時幫助解決。
    •但無論如何都要避免由咨詢師執行而沒有自己的員工積極參與。
    8.檢查進展情況
      咨詢任務的進展可能因很多原因而偏離原先同意的軌道。因為那是你的工作,是你在期盼著結果,密切監控進展是你的利益,要防患于未然。
    •對進展的監控還可以幫助你了解咨詢師是否:
     --了解你的機構;
     --采取了正確的技術方向;
     --按專業咨詢師的要求行動(正直、機智、負責、效率);
     --合格和適量的投入;
     --沒有遇到意料之外的困難;
     --沒有與你的員工發生磨擦和爭執;
     --可以完成既定目標
    •檢查自己的工作:
     --你是否尊重自己的承諾?
     --你是否能與咨詢師保持同步?
     --你的員工是否配合咨詢師工作,還是對他(她)視而不見或故意制造困難?
    •注意保持執行咨詢任務時所需要的協作精神。
    •不要低估財務支付的問題:
     --咨詢師是否向你定期收費?
     --帳單是否清楚正確?
     --你是否及時支付不拖延?
     --任務是否控制在事先達成的財務限額之內?
    •和咨詢師共同復查監控的結果,并對需要的調整共同作出決策。

    9.對結果和咨詢師作出評價
      許多任務的結束都讓人感到莫名其秒,咨詢師離開單位,報告交了,客戶接受了,該付的帳付了,每個人似乎都很滿意。但是客戶拿不準此項任務是否值得,從中的受益是否與所花的費用相當,更不會為以后的任務和以后雇傭同一個咨詢師的可能性積累經驗。
    •為了自己的利益,應該在事實和數據的基礎上評價每一項任務,而不是憑膚淺的印象和道聽途說(  如"這個咨詢師不錯,每個人都喜歡他"等)。
    •評價所取得的結果,發生了哪些改變?這種改變能保持住嗎?我們將為這些付出多少?還有哪些問題 沒有解決?
    •評價咨詢師。他是否兌現了他的承諾?我們可以從他身上學到什么?和他在一起工作是否是一件令人興奮的事?我們是否會再雇傭他?
    •把評價寫下來,咨詢師可能會再和你聯絡,你單位的其他人也許想了解他為你工作時的表現。這些信 息必須能隨時提供給你的同事和繼任者。
    •對自己的工作也要評價。在這項任務中你干得怎么樣?和咨詢師一起工作,你的能力是否有所提高? 你是否有效地利用了他們?還有哪些方面需要改進?
    10.對咨詢師的依賴,要保持清醒
    你和你的員工也許會愿意也樂意在機構中能有一位專業咨詢師。但咨詢的目的遠遠不僅是隨時能有人為你機構當前遇到的問題提供專家建議。每一次咨詢任務都是增加你將來獨立處理問題能力的過程。對咨詢師的依賴,會是一種很不健康的表現。
    •不要將自己的責任和應由自己做的任何決策推卸給咨詢師。
    •不要養成身邊總是有一個咨詢師,一遇到難題就把事情交給他的習慣。
    •不要把同一件事重復地求助于咨詢師。你和你和員工應該學會處理這樣的事情的方法。
    •培養內部咨詢的能力以處理那些不需要外界專家解決的或涉及純粹是組織內部情況的事情。
    •不要孤注一擲--擴充外界專業技能知識的渠道,但要和優秀的咨詢師保持聯系。
       十誡并非教你如何使用咨詢師,而是強調了在選擇咨詢師以及和他們一起工作時應注意的關鍵問題。如果你想更多地了解咨詢,多讀有關的書,和有雇傭咨詢師經驗的人交談。當然還要親自試一下--從小項目開始,但要觸及真正存在的而不是假想的問題。當你的員工和你的機構成為與咨詢師一起工作的真正專家的時候,你也許會覺得必要制定自己的錄用管理咨詢師和使用其他專業服務的政策。
      十誡只是起到拋磚引玉的作用,你肯定會建立起能反映你的特殊需求和經驗的政策。
     
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